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Setor financeiro – o que é e como organizar?

Acredito que você já tenha feito essas perguntas, afinal uma empresa precisa ter o setor financeiro organizado, mas a maioria não sabe como fazer essa organização: são datas de pagamento, papéis que não param de chegar, clientes que não pagam no dia… Um caos, não é mesmo? 😳

E por entender como colocar ordem nessa confusão é que estamos aqui no Blog Cada Real! E o primeiro post é o inicio para você começar a entender sobre o universo do setor financeiro – pode ficar tranquilo que não é difícil, é sistemático e na medida que você for aplicando e entendendo os conceitos em breve saberá tudo sobre como ter um ótimo setor financeiro.

Vamos começar respondendo uma perguntinha:

Como é o Setor Financeiro?

Engraçado como o que mais encontro são pessoas que até entendem a importância do setor financeiro mas não sabem como o setor funciona. São empresários, empreendedores, funcionários e até mesmo desenvolvedores de software que trabalham de alguma forma com esse setor mas não entenderam ainda a sua lógica.

Todas as empresas, mesmo as menores – possuem um setor financeiro. Mas muitas não sabem como organizar essa parte tão importante, não é?

Seja um profissional liberal ou autônomo à empresas com um alto faturamento, encontro as mesmas dificuldades e desorganização. Afinal, um setor financeiro que constantemente paga suas contas com atrasos, ou que não sabe quando vai ter caixa ou quanto tem para receber no dia seguinte é uma bagunça.

Mas não se preocupe! Saber o problema e buscar a solução é um grande passo e se você se identificou com o cenário acima e quer mudar a realidade da sua empresa ou de onde trabalha, vou ajudar você a entender e como iniciar a organização do setor financeiro adequadamente neste post!

Na imagem abaixo temos uma figura que retrata muito bem o que é o setor financeiro:

O Mapa do Dinheiro - Organizando o Setor Financeiro

Processo Financeiro

O processo financeiro acontece a partir do momento que entra ou sai dinheiro da empresa, ou a promessa de entrada e de saída de dinheiro. No momento da venda de um produto ou a contratação de um novo fornecedor – são exemplos de entrada e de saída.

O mais importante no processo financeiro é a organização das rotinas dos setores de Contas a Receber e Contas a Pagar.

Contas a Receber – Entrada de $$$

É a partir de uma venda ou fechamento de um contrato, temos a emissão da nota ou cupom fiscal: assim que o processo financeiro de entrada começa!
Dependendo a forma de recebimento (que pode ser: dinheiro, boleto, cartão de débito ou crédito, cheque, entre outros) teremos uma perspectiva de recebimento. Somente no dia (ou um dia depois) saberemos se o valor esperado foi de fato recebido ou não.

Sobre Cobrança

Uma das situações que eu mais encontro nas empresas é a falta de controle sobre os recebimentos e sua cobrança e vamos falar sobre isso abertamente, ok?!

Quando há uma venda na empresa é necessário que essa venda seja conhecida no setor financeiro. Isso pode ser feito de várias formas: através do sistema ou até mesmo em um pedaço de papel. O importante é que quem for o responsável pelas contas a receber saiba que essa venda foi feita. Devem ser informados também: o valor total, a forma de pagamento e a data de vencimento.
Com esses dados é possível saber quando vendemos, quanto teremos para receber em um determinado período e qual é a forma de pagamento que mais gera retorno.

Quando verificamos que um pagamento foi recebido devemos baixá-lo no nosso controle (preferencialmente um sistema) e informar a data que foi recebido. Esse procedimento é muito importante pois ajudará na Conciliação Bancária (um dos processos mais importantes dentro do setor financeiro e que falaremos muito aqui no blog).

Formas de Recebimento:

Para cada tipo de recebimento teremos uma maneira específica de tratamento:

Dinheiro: é o recebimento a vista, a melhor de todas, rs. Porque no momento da venda houve o recebimento e esse é o melhor dos mundos! Quando recebemos em dinheiro o correto é depositar o valor na conta corrente da empresa (principalmente se for dinheiro de fechamento de caixa!).

🙄 Algumas empresas preferem ficar com o valor e pagar algumas contas com esse dinheiro, mas sugiro que para isso seja sacado o valor de Fundo Fixo e que ele seja usado para o pagamento de pequenas despesas. Pagar boletos de fornecedores em dinheiro não é muito bom pois em uma possível pesquisa futura o trabalho para achar o comprovante será muito maior. É melhor pagar os boletos através do internet banking e em uma necessidade buscar o comprovante pelo gerenciador financeiro será muito mais rápido.

Boleto Bancário: empresas de serviço usam bastante essa modalidade de recebimento. O boleto é uma das maneiras mais seguras e baratas de recebermos dinheiro na empresa pois o cliente ao realizar o pagamento o dinheiro entra na nossa conta corrente no dia seguinte, sem rodeios.

❗ Muitos sistemas já fazem a baixa automática no sistema quando o recebimento é em boleto mas é sempre bom conferir se tudo que foi recebido na conta está devidamente liquidado no sistema.

Cartões de Débito e Crédito: essa modalidade de recebimento salvou as nossas vidas! Se antigamente vender a prazo era sinônimo de receber em cheque e com isso correr altos riscos de inadimplência, agora com os cartões de crédito, esse pesadelo acabou. Porém, não é uma das maneiras mais baratas. Suas altas taxas e a cobrança de aluguel da máquina acabam por fazer desse meio de pagamento um dos mais custosos (hoje em dia existem diversas opções e planos, pesquise bem antes de fechar o contrato com uma grande administradora de cartão).

Para cada venda realizada com cartões, assim como nas demais, há a necessidade de informar o seu recebimento. Para isso além de checar o valor na conta corrente é preciso ir no portal da administradora e saber quais são as vendas que o pagamento que elas fizeram na conta se refere, ok?!

É a forma de recebimento mais chata de todas, porque alguns relatórios são complicados de serem entendidos mas o trabalho vale a pena. Além das informações de pagamento é nesse relatório também que conferimos se o valor debitado do aluguel da máquina é o mesmo que foi acordado e saber se os descontos das taxas também estão corretos.

Cheque: essa forma de pagamento já foi um sucesso! Hoje muitas pessoas não sabem nem como preenchê-lo, né?! Gosto de usar esse meio de pagamento somente em casos de negociação. Quando o cliente atrasou muitas parcelas nos boletos, por exemplo. (Aqui no blog vamos ter uma planilha de negociação que eu uso e facilita bastante).

Quando um cliente paga com cheque temos que tomar muito cuidado para depositar apenas no dia que foi combinado. Apesar do cheque ser considerado um pagamento a vista, no Brasil, criamos o hábito do cheque pré-datado, mas isso não existe, é apenas um costume nosso.

Transferência/TED/DOC: por alguma circunstância o cliente optar por transferir diretamente o valor para a nossa conta corrente, temos as opções de Transferência (quando são feitas através do mesmo banco) ou TED/DOC* quando temos bancos diferentes (exemplo: o nosso banco é o Bradesco e o do cliente Banco do Brasil). Essa modalidade é uma das mais baratas, no caso da transferência o custo é zero. No caso de TED ou DOC há uma cobrança específica, que varia de banco para banco. Neste caso é bom deixar claro entre a empresa e o cliente de quem é a responsabilidade por essa taxa, alguns podem descontá-la no ato do pagamento – fique atento a isso.

*Diferença entre TED e DOC: Transferência Eletrônica Disponível (TED) ou Documento de Ordem de Crédito (DOC). A escolha entre um ou outro dependerá da urgência do pagamento. Geralmente os TEDs são feitos quando há a necessidade que o dinheiro entre na conta do fornecedor no mesmo dia. Já os Docs são feitos quando o dinheiro deve entrar na conta do fornecedor no dia seguinte. As taxas geralmente são iguais nas duas modalidades.

Essa modalidade deve ser bem definida na empresa pois acredito que para evitar alta inadimplência apenas alguns clientes possam efetuar o pagamento dessa forma. Para outros, o boleto é o mais aconselhável.

Depósito Bancário: alguns clientes também fazem pagamentos através de depósito bancário. Aqui eu tenho um grande alerta a fazer, só considere como recebido depois da liberação do crédito na conta bancária. Já vi inúmeras vezes, a empresa liberar uma venda acreditando ter recebido por depósito mas no dia seguinte, no máximo, dois dias depois, ser informado pelo banco que o valor não foi liberado porque o envelope estava vazio e isso gera um enorme prejuízo para a empresa.

O setor das contas a receber é amplo e aqui no blog teremos um post falando só sobre ele, inclusive uma rotina completa!

Contas a Pagar – Saída de $$$

A partir do momento que compramos ou contratamos um fornecedor, começa o processo financeiro de saída de dinheiro. Onde temos a previsão do quanto temos que pagar e quando teremos que pagar.

O setor de contas a pagar é bem menos complexo que o setor de contas a receber pois é muito mais fácil identificar e prever o que temos para pagar, já que foi uma obrigação que nós mesmos como empresa decidimos ter!

O que mais temos que ter em mente aqui é registrar tudo que há para pagar com as suas datas de vencimento, parcelas e valores. Se o Estoque da empresa fizer uma compra, na hora que a nota fiscal chega e é dada a entrada dela, pronto: temos uma obrigação a pagar (as vezes, antes mesmo da mercadoria chegar, já devemos considerar a obrigação de pagamento para o nosso fluxo de caixa).

Formas de Pagamento:

Também temos várias opções para fazer o pagamento

Dinheiro: é interessante usar essa forma de pagamento para pequenas despesas somente, exemplo: água mineral, pequenos itens de papelaria. Dependendo do tamanho da empresa, o Fundo Fixo ou Caixinha (como chamamos essa quantia de dinheiro que fica no financeiro), pode ser de R$ 50,00 a R$ 1.000,00 por mês. Depende da necessidade da empresa, mas quanto menor melhor, pois deve ser considerado apenas como uma reserva.

Boleto Bancário: é a melhor forma de pagamento. Com o boleto do fornecedor fica muito mais fácil e seguro fazer o pagamento através do gerenciador financeiro do nosso banco. Apesar de ser um dos meios mais seguros, os boletos bancários são alvo de muitas tentativas de golpe.

Cuidado com os golpes! 😥 😥 😥 O problema não é o boleto mas sim a quantidade de fraudes que envolvem os boletos. São muitos hackers que tentam copiar as informações e gerar uma cobrança falsa para que o dinheiro caia na conta deles. Para evitar esses golpes a melhor alternativa é habilitar o DDA (Débito Direto Autorizado) no seu gerenciador financeiro. Falarei mais sobre isso em um outro post.

Cheque: entre pagar em dinheiro ou cheque, escolha cheque. Sempre tenha um talão na empresa pois essa maneira de pagamento pode ajudar muito. Para pagamentos em cheque lembre de preencher para quem é o pagamento e cruzar o documento (posso fazer um post sobre isso, caso tenha interesse escreva nos comentários e me avisa, ok?). Só deve considerar o pagamento efetuado quando o cheque for compensado na nossa conta. É bem comum que o fornecedor demore alguns dias para depositar o cheque, mas é importante ter um registro da emissão do cheque pois essa informação deve constar no nosso fluxo de caixa.

Cartões de Débito e Crédito: dependendo do porte da empresa não há a opção de pagamento com débito, e isso é bom para uma empresa. Dito isto falaremos sobre os cartões de crédito! Vejo em muitas empresas uma certa confusão quando o pagamento é feito com cartão de crédito e aqui vou explicar como fazer corretamente:

Não crie no seu sistema ou no seu controle um fornecedor com o nome do seu cartão de crédito
– Todas as compras ou pagamentos com o cartão de crédito devem ser lançados no nome da empresa que foi feita a compra
– A data de vencimento neste caso é a data de vencimento da próxima fatura do cartão de crédito
– Quando a fatura chegar verificar todas as compras que constam nela
– As compras que não aparecerem na fatura devem ter sua data de vencimento alterada para o vencimento do mês seguinte
– Anexar na fatura do cartão as notas fiscais que constam no demonstrativo
– Baixar no sistema os lançamentos que constam na fatura do cartão e foram pagos

Transferência/TED/DOC: se o fornecedor não enviou o boleto e informou os dados bancários para transferência, primeiro verificar se é do mesmo banco da sua empresa. Caso não seja, negociar com o fornecedor referente a tarifa de TED ou DOC.

O que fazer agora?

Neste artigo expliquei basicamente sobre o setor de contas a receber e a pagar de uma empresa e suas formas de recebimento e pagamento. Ciente do que é um e o que é o outro fica mais fácil identificar o que precisa ser feito em cada setor, concorda?

Nas próximas publicações falarei sobre Conciliação Bancária, Fluxo de Caixa, a rotina das Contas a Receber e das Contas a Pagar, Plano de Contas e etc. E se você não quer perder nenhuma publicação basta cadastrar o seu e-mail no final desta página. Pode ficar tranquilo que assim como você, eu odeio spam! E só enviarei informações e novidades aqui do blog Cada Real!

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Até a próxima semana :mrgreen:

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